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文：鼎捷ERP
作者：DG视讯·(集团)官方网站 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34
摘要产品的特征和需求： 1．模板和工具：内部网站授权用户能够下载并使用这些文件来创建项目管理文档，并帮助他们使用项目管理工具。项目组同样想列出几个进度表中的里程碑，例如关键交付成果的完成，所以他们准备了里程碑的独立列表，这些包含在甘特图中。
3．4．2 项目计划
计划通常是项目管理中较困难和较不受重视的过程。因为计划通常不是用来推动工作的，所以许多人对计划持消极态度。项目计划的主要目的是指导项目的执行。为了指导执行，计划必须实际且有用，所以，必须投入大量的时间和努力到计划过程；对某些工作非常熟悉的人需要计划这些工作。
表3—5按照《PMBOKGuide 2004》列出了项目管理的知识领域、过程和项目计划的输出。项目计划过程组有许多潜在的输出，包含了所有的知识领域。本章列出了JWD咨询公司的项目管理内网项目的一些计划文档做为例子。记住《PMBOKGuide 2004》只是一个指南，许多组织也许基于各自特定的目的有不同的计划输出。
因为项目管理内网项目相对较�。珽rica认为下面是一些较重要的计划文档：
●团队协议(没有列在表3—5中，基于《PMBOKGuide 2004》)
●项目范围说明书
●工作分解结构(WBS)
●项目进度表，以甘特图的形式，包含所有的相关关系和资源
●具有优先次序的风险列表(部分风险登记)
所有这些文档和其他项目相关的信息对于项目管理内网项目上的所有项目组成员都是可见的。JWD咨询公司已经使用项目管理内网项目好几年了，已经发现它们确实能够帮助促进沟通和项目信息归档。对于大的项目，JWD咨询公司同样创建了项目组织图、一个正式的沟通管理计划、一个质量管理计划、详细的成本估计、采购计划和其他计划文档。在以后的章节中，你将学习到更多的按知识领域来说明的这些文档。附录D提供了创建这些文档中大多数的模板。
在项目组签署了项目章程以后，Erica马上组织了项目管理内网项目的启动会。会议的重要的部分是帮助项目组成员彼此认识。Erica已经与每一个组员分别谈过话，但是，这是整个项目组成员彼此之间的首次碰面。JessieFaue在项目管理办公室和Erica一起工作，所以他们非常了解对方。但是，Jessie对公司不大了解，不认识其他任何组员。MichaelChen是一个高级咨询师，经常工作在外部客户的高优先级的项目上。他和他的助理JillAnderson参加了启动会，当他比较忙的时候，Jill将支持该项目。每个人都重视Michael的经验，同时他在处理人际关系的时候是极端直率的。Michael还因为以前项目的关系而认识两个客户代表。KevinDodge是JWD咨询公司内部网站的领导者，重点在技术细节上。CindyDawson同样是从IT部门来的，同时还有作为业务咨询师与外部供应商进行谈判的经验。KimPhuong和PageMiller是两个客户代表，对该项目非常积极，但是对于共享他们公司的敏感信息是非常警惕的。
Erica让每个人都介绍自己，然后采用一个破冰的活动让每个人都更加放松。她让每个人在不考虑任何成本的情况下，描述自己梦想中的假期应该怎样度过。这个活动使得大家互相了解，也展示了他们个性中不同的方面。Erica明白，建立一个强大的队伍并且彼此之间能够进行很好地配合是非常重要的。
然后Erica解释了项目的重要性，回顾了签署的项目章程。她解释一个帮助项目组共同工作的重要工具是：让成员们制定一个每个人都乐意签署的团队协议。JWD咨询公司相信在所有的项目中使用团队协议能够帮助促进团队工作，并阐明团队交流的重要性。她解释了一个团队协议中的主要主题，并且展示了一个团队协议模板。然后她让组成员分成了两个小组，每组有一个咨询师，一个部门成员和一个客户代表。这些小组使得每个人更容易表达意见。每个组共享了哪些信息应该放到协议中，然后一起形成了一个项目组团队协议。表3—6显示了较后的团队协同协议，该协议花费了90分钟。Erica能够看出组中成员的不同个性，但是感觉到所有人应该能够很好地在一起工作。
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Erica想把会议时间限制在两个小时。下一步的工作流是通过制订范围说明书和WBS来阐明项目的范围。她知道撰写这些文档需要时间，但是，她想知道每个人所认为的项目可交付成果是什么，他们在产生这些可交付成果中的角色，需要澄清项目范围的领域。她提醒每个人关于项目的预算和进度，从而在讨论项目范围的时候能够符合这些条件。她还要求每个人提供在接下来的六个月中每月能够工作在该项目上的时间。然后，她要求每个人写下对于下列问题的答案：
1．列出对你来说项目范围中较不清楚的一项内容。
2．对于项目的范围，你能够预见到哪些问题和麻烦。
3．列出你认为这个项目的主要的可交付成果是什么。
4．你将会帮助创建或者评审哪些可交付成果?
Erica收集了每个人的意见。她解释说，她将跟Jessie一起，根据这些信息制定范围说明书的初稿，将在本周末发给每个人。她还建议所有人在一周内再次开会，更深入地制订范围说明书，同时开始制订项目的WBS。 ·
Erica和Jessie审查了所有的信息并创建了范围说明书的初稿。在下一次团队会议上，他们讨论了范围说明书，同时在制定WBS上有了一个好的开端。表3—7是在经过了多次电子邮件和另一次会议之后EIica创建的范围说明书的一部分。注意，范围说明书列出了对产品的特征和需求进行文档化的重要性，总结了可交付成果，同时描述了项目成功的准则。
表3-7 范围说明书(草稿)
项目标题：项目管理内网项目
时间：2005年5月18 起草人：EricaBelt，项目经理，(310)555—5896，erica bell@jwdconsultin~．com
项目起因：JWD咨询公司的CEOJoeFleming要求该项目能够帮助公司实现其战略目标。新的内部网站将提高公司经验的可见性，并且使当前和潜在的客户通过内部网站能够访问到它。它将帮助减少内部成本，将通过提供标准工具、技术、模板和项目管理知识给内部所有的咨询师来提高利润。项目的预算是14万美元。当项目完成以后，每年还有4万美元的运行费用。估计的利润是每年20万美元。重要的是在一年内系统能够自负盈亏。
产品的特征和需求：
1．模板和工具：内部网站授权用户能够下载并使用这些文件来创建项目管理文档，并帮助他们使用项目管理工具。这些文件的格式有微软Word、Excel、Access、Proiect、HTML或者PDF。 ’
2．用户交付：鼓励用户用样例模板文件和工具以电子邮件的方式发送给网站管理员。网站管理员将把这些文件发给合适的人进行审核，如果需要，就把这些文件放到内部网站上。
3．文章：发布在内部网站上的文章将会有合适的版权许可。推荐的格式是PDF。项目经理可以批准其他的格式。
4．文章请求：内部网站将包括一个栏目，用户可以使用此栏目向JWD咨询公司的项目管理办公室(PMO)提出请求，为用户选出需求的文章。PMO管理员必须首先审核需求，可以的话再商谈付费问题。
5．链接：所有链接到外部站点的链接每周都要测试。不通的链接将被改正或者在发现的五个工作日内去掉。
6．“专家咨询台”栏必须是用户友好的，能够接受问题并能立刻认识到问题接收到的格式是正确的。该栏也必须能够将问题转交给合适的专家(在系统的专家库中维护)，还能够提供回答问题的状态。如果需要，系统还能够接受咨询的付费。
7．安全：内部网站必须能够提供几个层次的安全。所有的内部雇员在输入了安全信息后方能访问公司的整个
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